Как работать с базой пациентов в стоматологии

Зачем вести базу пациентов и как ее использовать

Привлечение новых пациентов за счет анализа данных

Сведения о текущей аудитории позволят понять, кто и зачем чаще всего приходит в клинику — люди какого пола, возраста, где они живут, на какие цены рассчитывают, какие услуги их больше всего интересуют. Эта информация позволит выделить сегменты, настроить корректные рекламные кампании в онлайне и офлайне, привлекать больше первичных пациентов. 

Превращение первичных пациентов в постоянных

Можно настроить базу так, чтобы через некоторое время после первого визита напомнить о себе через рассылку, звонок от менеджера, СМС, сообщение в мессенджере. Чтобы привлечь человека, расскажите об актуальных акциях, подарите скидку, купон на следующий визит или средство для ухода. 

Другой вариант — таргетировать рекламу по номеру телефона или email и показывать объявления с теми услугами, которые скорее найдут у человека отклик. Если после первичного приема стоматолог диагностировал пришеечный кариес или пародонтоз, можно дать скидку на лечение соответствующих проблем.

Чтобы такие активности стали возможными, необходимо фиксировать тех, кто недавно обращался в клинику, их контакты, жалобы, поставленные диагнозы и иную информацию.

Увеличение лояльности и повышение уровня сервиса

Накануне приема можно автоматически направить СМС с напоминанием о времени посещения и имени врача, а после визита — СМС с просьбой оставить отзыв. Если человек остался недоволен, негативная обратная связь будет перехвачена, у клиники появится шанс ее отработать и вернуть расположение пациента. Также стоит напомнить о профилактическом осмотре через полгода после последнего посещения, предложить бесплатную консультацию или скидку. Такие приглашения можно отправлять сразу со ссылкой на онлайн-форму для записи через сайт. Однако сейчас далеко не все читают СМС, поэтому для подобной рассылки можно использовать и другие каналы. Некоторое время назад работали сообщения в WhatsApp, но их тоже стали реже открывать, поэтому целесообразно обращаться к аудитории через Telegram.

Цепочки рассылок через почту или мессенджеры нужно оптимизировать под каждую услугу, к которой стоматология хочет привлечь внимание. Также необходимо отслеживать и анализировать конверсии — сколько людей воспользовалось предложением и записалось к врачу. Эти данные также стоит заносить в базу, чтобы в дальнейшем использовать наиболее эффективные варианты и адаптировать их для следующих кампаний. 

Многие пациенты ценят, когда стоматология предоставляет различные каналы для записи — по телефону, через специальную форму, чат-бота, кнопку «Перезвоните мне». Удобно, если на сайте можно ознакомиться с расписанием врачей, свободными слотами и записаться самостоятельно, в том числе после регистрации через личный кабинет. 

Важно, чтобы все поступающие заявки оперативно обрабатывались и заносились в систему. Накладки в расписании доктора значительно снижают лояльность пациента — когда визит неожиданно переносится или приходится ждать, пока стоматолог закончит предыдущий прием. Если человека просто забудут записать, повышается риск, что он уйдет к конкурентам.

Дневники приемов

Сбор и анализ медицинской информации полезен и для самого доктора, помогая качественнее оказывать медпомощь. Когда история посещений, симптомы, лечение, рентгены и КТ записаны, структурированы и легко выводятся по запросу врача, проще анализировать ситуацию в динамике. Это позволит своевременно отслеживать проблемы, точнее прогнозировать течение заболеваний, назначать более эффективную терапию.

Сбор статистики

Данные помогут клинике собирать статистику по популярности врачей и услуг, формировать обезличенную статистику по распространенности заболеваний. Такая информация позволит точнее рассчитывать расходные материалы и своевременно закупать их. Кроме того, проще анализировать, что наиболее востребовано среди пациентов сейчас и что можно им предложить в будущем, в какую сторону развиваться.

Если у вас часто заказывают отбеливание Zoom 3, возможно, имеет смысл перейти на систему Zoom 4, сделать рекламную кампанию, привлекая таким образом новую аудиторию и возвращая пациентов. Если спросом пользуется лечение с внутривенной седацией «Пропофолом», подумайте о том, чтобы также использовать ингаляционный «Севоран». Анализируйте и фиксируйте обратную связь: с вами могут охотно делиться тем, каких услуг пока не хватает.

Где вести базу пациентов

Сама простая база — заполняемая вручную таблица Excel, однако у такого варианта есть ряд минусов. Ручное заполнение не уменьшает, а увеличивает риски, что будут допущены ошибки из-за невнимательности, забывчивости сотрудников, нескоординированности действий. Из таблицы сложнее получать наглядные и удобные для анализа данные, особенно если информации много и документ становится слишком громоздким. Из-за этого снижается эффект от ведения базы: проблематичнее сегментировать аудиторию, маркетинговые кампании привлекают меньше новых первичных пациентов, число посещений растет не столь активно. Врачу также менее удобно анализировать истории болезни.

Намного эффективнее использовать для ведения базы нашу CRM для стоматологий — медицинскую информационную систему (МИС). Она не только позволит фиксировать информацию, быстро искать и выводить нужные сведения, но и автоматизирует многие бизнес-процессы. 

У МИС широкий функционал: электронная карта и документооборот, онлайн-регистратура, составление финансовых и маркетинговых отчетов. Она аккумулирует поступающие заявки на прием к врачу, наглядно показывает расписание доктора, позволяет записывать пациентов на удобное время. Это повышает сервис клиники и снижает зависимость от человеческого фактора — что о заявке забудут или запишут не на то время.

Система интегрируется с рекламными инструментами, отмечает, по какому каналу пришел человек — из рекламы в соцсети, через сайт, сам позвонил в клинику. Также mis.32top.ru помогает оценивать эффективность работы администраторов и врачей, рассчитывать стоимость услуг, выстраивать более эффективнее коммуникации. Также МИС позволяет настроить доступы согласно правилам внутренней безопасности. Это не позволит администраторам выкачивать базу пациентов, а врачам — видеть их контактную информацию. Таким образом, недобросовестные сотрудники не смогут переманить вашу аудиторию. 

Хотите узнать больше о возможностях МИС 32top?

Оставьте свой номер телефона, и наши менеджеры перезвонят вам в течение 15 минут в рабочее время

Особенности нашей МИС

Наша МИС — облачное решение, которое можно настроить под потребности конкретной клиники. Система станет оптимальным выбором для небольших стоматологий и кабинетов. Среди ее преимуществ:

• ПО уже создано и протестировано, то есть на его внедрение будет затрачено минимум времени;
• использование готовых решений значительно дешевле, чем разработка программ с нуля;
• облачная система обеспечивает доступ к информации из любой точки мира и с различных устройств, включая ноутбуки, смартфоны и планшеты;

• клинике не нужно закупать и выделять площади под серверные, приобретать дополнительную технику;
• всю необходимую информацию можно быстро и легко найти без установки какого-либо ПО и скачивания файлов;

• система поддерживает работу и в офлайн-режиме при отключении интернета;
• шифрование и киберзащищенность исключает возможность взломов или утечки персональных данных;
• МИС разрабатывалась при участии стоматологов и поэтому учитывает особенности работы зубных врачей;
• акцент на кастомизации — клиника сможет настроить МИС под собственные потребности: выбрать поля для заполнения, указать доступы для разной категории сотрудников, добавлять информацию о пациенте, которая актуальна для вашей стоматологии (можно отмечать тех, кто лечится по ДМС, и пр.).

У системы интуитивно понятный интерфейс, она удобна в использовании. Быстрый и удобный поиск, наглядный вывод информации, возможность искать пациентов в базе по тем или иным признакам позволят сегментировать аудиторию, эффективно анализировать данные. Решение полностью российское, мы не обнулим ваш аккаунт и не закроем доступ из-за политико-экономической ситуации.

Резюме

Качественное оказание медицинской помощи и стабильный поток пациентов — основа работы для частной клиники. Анализ базы пациентов позволит оптимизировать оба этих направления. В свою очередь, качественные цифровые системы помогут фиксировать сведения, структурировать информацию, автоматизировать многие бизнес-процессы и, таким образом, стать полезным инструментом в конкурентной борьбе.