CRM-система для стоматологии

Возможности CRM-систем

Автоматизация записи пациентов

CRM позволит упорядочить и автоматизировать запись на прием. Систему можно интегрировать на сайт, и тогда пациенты будут видеть расписание врачей и свободные слоты. Многие ценят формат, когда можно самому выбрать удобный день и время, без связи с сотрудниками стоматологии.

Система удобна и для администраторов. Все заявки — поступившие через сайт, социальные сети, чат-боты, мессенджеры, по телефону — собираются в одном месте.  Менеджеры видят, кто из пациентов записан, а кто еще нет и с кем надо связаться. Благодаря этому уменьшается риск того, что заявка останется не обработанной и из-за этого потенциальный клиент уйдет к конкурентам. Также можно настроить автоматическое распределение звонков: система фиксирует, с кем из администраторов клиент уже общался ранее, и направляет вызов ему же.

Наглядное и удобное расписание врачей поможет быстрее и удобнее находить свободные слоты и предлагать варианты записи. Доступ к CRM через мобильное приложение или онлайн-версию для смартфонов позволит администратору оперативно распределять записи, даже если он в данный момент отошел от компьютера. Все это повышает качество сервиса клиники, а значит, и лояльность к ней.

Экономия времени стоматолога

Решение помогает доктору быстрее и удобнее работать с медкартами и другими документами. В зависимости от конкретной CRM можно создавать шаблоны или частично автоматизировать заполнение полей после выбора оказанных пациенту услуг / его диагноза. Это оптимизирует время врача и помогает ему сконцентрироваться на лечении. 

Контроль работы администраторов

Система покажет, насколько быстро и качественно администраторы обрабатывают поступающие заявки, и позволяет контролировать коммуникацию с пациентами. Если кто-то регулярно не доводит людей до записи (забывает, некорректно общается, предоставляет неверную информацию), это сразу станет очевидным.

Ведение базы пациентов

CRM упрощает ведение базы пациентов. Все данные, включая историю посещений и ранее оказанные услуги, собираются, систематизируются и хранятся. В таком виде проще найти нужную информацию, сегментировать аудиторию. Например, выбрать тех, кто в последний раз приходил в клинику около полугода назад, и отправить им напоминание о профилактическом приеме. Врачу же будет удобнее отслеживать симптомы в динамике, смотреть за состояниям полости рта, в том числе отлавливать заболевания в начальной стадии. Такой анализ повысит качество медицинской помощи. При необходимости клиника может вести черный список пациентов.

Защита информации

Система защитит базу данных от недобросовестных сотрудников и не позволит им перехватить пациентов. Конкретные решения зависят от CRM: в некоторых стоматологи не могут видеть контактную информацию пациентов, их записи к другим врачам, расписание коллег, их загруженность. У администраторов нет возможности скачать базу или распечатать ее.  

Реализация бонусной программы

Бонусная программа невозможна без учета данных по пациенту. В зависимости от условий, это могут быть частота посещений, сумма заказанных услуг. CRM поможет с автоматическим начислением баллов и/или присвоением статусов. Выгодная система лояльности привлекает и удерживает людей, но только при условии, что она хорошо работает. Также это убедит аудиторию в честности клиники и повысит ее репутацию.

Помощь в документообороте

CRM поможет оптимизировать и автоматизировать документооборот, включая расчеты с пациентами, коммуникацию с поставщиками и партнерами. Документы и шаблоны хранятся в одном месте, их легко найти, они не теряются, а все сотрудники используют одни и те же варианты. Как результат, клиенты и контрагенты получают документы быстрее, в них меньше ошибок, желание и дальше сотрудничать со стоматологией увеличивается.

Оценка эффективности рекламных кампаний

CRM-система автоматически формирует маркетинговые отчеты, помогает оценивать рекламные кампании и другие каналы продвижения. Специалисты увидят, какой канал приносит больше пациентов, какие услуги и на какую сумму были заказаны. Благодаря этому можно убрать неэффективные варианты и нарастить те, которые находят наибольший отклик у аудитории.

Финансовая аналитика

Финансовые отчеты также составляются автоматически и помогают своевременно отслеживать возможные проблемы. Наглядные данные в динамике показывают развитие стоматологии, позволяют принимать более эффективные стратегии, планировать и корректировать бюджет.

Повышении эффективности во взаимодействии сотрудников

CRM упрощает взаимодействие между сотрудниками. С ее помощью можно рациональнее назначать ответственных за задачи; отслеживать, какие уже закрыты, а какие еще в работе; оперативно подхватывать горящие задания и подстраховывать друг друга при необходимости. Когда все дела указаны в общей системе, они не будут отложены в долгий ящик или вовсе забыты. Это важно для обеспечения бесперебойной и слаженной работы различных отделов и решения сложных вопросов, включая обновление оборудования, расширение комплекса услуг и пр.

Формирование оптимального графика

Наглядное расписание врача показывает не только свободные слоты, но и его загруженность. Благодаря этому проще составить оптимальный график для каждого доктора и совместить смены таким образом, чтобы не было простоев и слишком длинных очередей к специалистам. Также анализ покажет, когда к вам чаще всего приходят пациенты и стоит ли корректировать загруженность. Например, объявить скидку на визиты в непопулярное время. Система также оптимизирует распределение задач среди административного персонала. Вы поймете, нужно ли ставить больше людей в периоды, когда больше звонков и пациентов.

Оценка работы каждого сотрудника

Структурированные данные покажут эффективность каждого сотрудника. Высший менеджмент получит статистику, какой врач привлекает максимум пациентов, к кому чаще всего приходят после консультаций, кому оставляют максимум положительных отзывов. Свои KPI могут быть и у администраторов: кто больше записывает пациентов, быстро и успешно закрывает задачи.

Основные преимущества CRM 32top

CRM mis.32top.ru была разработана при участии стоматологов, а потому учитывает все особенности работы и потребности клиник.

• Система интегрируется с CMS сайта и мессенджерами. Это значительно снижает риски, что будет упущена заявка от пациента. Объединение информации в одном месте позволит проанализировать, по какому каналу человек пришел, какие услуги его интересовали, как быстро обработали его запрос.
• Онлайн-CRM доступна с любых устройств, включая смартфоны. Вся информация копируется и сохраняется, клинике не нужно самой настраивать бэкапы. При отключении интернета система продолжит работу в офлайн-режиме.
• Гибкие возможности персонализации позволят адаптировать систему под нужды конкретного медучреждения: выбрать нужные кнопки и поля для заполнения, убрать лишние элементы, настроить доступы для разных сотрудников и многое другое. При этом подготовка к работе не займет много времени благодаря удобству и понятности настроек.
• Дружелюбный интерфейс поможет сотрудникам быстро разобраться в системе и легко перейти на ее использование.

Резюме

Работа по привлечению и удержанию пациентов, повышению качества медицинских услуг, оптимизации бюджета становится значительно проще и эффективнее, когда она упорядочена. CRM сохраняет и структурирует информацию, при этом каждый сотрудник клиники получит данные, которые интересуют именно его: врач — историю болезни в динамике; администратор — удобное расписание стоматологов; маркетолог — эффективность рекламных каналов; бухгалтер — финансовые отчеты.