Внедрение МИС и оцифровка клиники

Зачем нужна оцифровка

Цифровизация оптимизирует работу клиники в нескольких направлениях:

• перевод карт в электронный вид сохраняет и аккумулирует данные — сведения не потеряются и будут собраны в одном месте. Электронную карточку проще вести и искать в ней нужную информацию. При этом не нужно выделять помещения под бумажные карты, переносить их из кабинета в кабинет и в регистратуру. Можно добавлять дополнительные сведения о пациенте: что он просил ему не звонить, что он лечится по ДМС, что клиника занесла его в черный список;

• цифровые решения экономят время врача и администратора. Для заполнения карт стоматолог сможет пользоваться частичным автозаполнением полей или готовыми шаблонами по оказанным услугам или диагнозу Это позволит доктору больше внимания уделять лечению, а не заполнению бумаг. Администратор будет быстрее формировать и распечатывать договоры, согласия на процедуры и иные документы;

• стандартизация в хранении и предоставлении информации позволит проводить более качественный анализ. Доктор будет видеть полную историю болезни, динамику, предыдущие назначения, а следовательно, сможет назначать более эффективную терапию. Ему будет проще ставить диагнозы и прогнозировать развитие заболевания. Оцифровка способствует более эффективному ретроспективному анализу, помогает собирать статистику (в том числе обезличенную), контролировать работу врача и качество оказания медицинской помощи;
• решения для клиник оптимизируют работу бухгалтерии, отдела маркетинга и рекламы. Цифровые инструменты соберут заявки из разных каналов, покажут менеджерам, какие еще не обработаны и с кем нужно связаться. Некоторые системы интегрируются с рекламными и маркетинговыми инструментами, позволяя оценивать эффективность различных активностей. Благодаря этому можно отслеживать, какие каналы и кампании лучше работают, и своевременно вносить коррективы;
• системы позволяют настраивать доступы для сотрудников, чтобы защитить информацию. Правила внутренней безопасности определяет сама клиника. Можно скрыть от стоматолога контакты пациентов или расписание коллег; можно отключить для него возможность записывать людей на следующий прием или, напротив, разрешить запись даже к другим докторам. Администраторам, как правило, настраивают запрет на печать базы пациентов, ее скачивание и запись на внешние носители.

Что будет, если не внедрять цифровые решения

Одна из причин, почему люди выбирают частные клиники, — высокий уровень сервиса. Это отсутствие очередей, удобство записи, в том числе через разные каналы. Многие ценят возможность самостоятельно посмотреть расписание врача на сайте и выбрать удобное время. Подобный функционал обеспечит онлайн-регистратура. Цифровые системы снижают влияние человеческого фактора, когда администратор забыл про заявку или неверно рассчитал время и приемы наложились друг на друга. 

Хорошее впечатление производит, когда доктор перед встречей с пациентом успевает посмотреть его карту, чтобы вспомнить диагноз, симптомы, назначенную терапию. Это проще сделать с электронной картой, чем листать бумажную.

Оптимизация бизнес-процессов и увеличение посещаемости влияет в том числе на ценовую политику, позволяя снижать стоимость услуг и проводить больше акций.

Клиники, работающие с «аналоговыми» картами и процессами, фактически могут терять аудиторию:

• выше риски ошибок в обработке заявок, а пациент, о котором забыли или которому пришлось долго ждать приема из-за накладок в расписании, скорее всего уйдет к конкурентам;
• по сравнению с другими медучреждениями может снижаться уровень сервиса и качество услуг, ухудшаться ценовая политика;
• ниже эффективность маркетинговых активностей, сложнее привлекать и удерживать пациентов, потому что сложнее проанализировать и сегментировать аудиторию, учесть ее интересы и потребности.

Как оцифровать клинику

Анализ задач и проблем, постановка целей

Необходимо проанализировать бизнес-процессы и определить, какие из них стоит оцифровать. Также нужно понять, какие результаты ожидаются от цифровизации — будет ли это онлайн-регистратура или решения, интегрирующиеся с бухгалтерией, отделом закупок, интеллектуальными системами поддержки принятия врачебных решений. От планируемого подхода зависит функционал.

Среди обязательных элементов, которыми система должна обладать, — наглядное расписание врача, простота записи пациента и поиска информации. Хорошее решение удобно в использовании и интуитивно понятно персоналу. Доступ даже со смартфона позволит максимально быстро обрабатывать поступающие заявки, что повышает уровень сервиса и улучшает впечатление от клиники. При этом наша МИС — mis.32top.ru — предлагает такое онлайн-расписание совершенно бесплатно.

Выбор подходящего решения

Сегодня на рынке представлены различные решения, включая общемедицинские и разработанные специально для стоматологий. Системы разнятся по количеству опций и настроек (и, соответственно, по цене). Есть более сложные, которые потребуют больше времени на внедрение, но они интегрируются со всем оборудованием клиники. Есть более простые, закрывающие основные потребности и требующие меньше времени на установку и меньших расходов.

Для большинства небольших стоматологий и кабинетов оптимальным выбором станет специализированное облачное решение, готовое к быстрому внедрению:

• ПО уже создано и протестировано, переход на такую систему займет намного меньше времени;
• это более бюджетный вариант, чем внедрение сложных решений;
• клиника справится с настройкой своими силами — не нужно составлять ТЗ, искать программистов, контролировать их;
• системы, разработанные с участием профильных специалистов, учитывают потребности клиник. Например, mis.32top.ru создавалось совместно со стоматологами;
• удобство и надежность систем, давно присутствующих на рынке, проверены практикой, они дорабатывались с учетом обратной связи.

Для разных задач можно использовать свое ПО. Есть специальные разработки для перевода бумажных карт в электронные, чтобы не перебивать данные вручную. Интеллектуальные системы не просто отсканируют, но и распознают тексты, создадут базы, по которым можно будет искать информацию и в дальнейшем продолжать вести карты в электронном виде.

Для оцифровки бизнес-процессов обычно подходят медицинские информационные системы. Они:

• позволяют уйти от ручного заполнения бумаг и «аналоговых» решений для администраторов;
• формируют маркетинговую и финансовую аналитику, отчеты;

• повышают качество обслуживания, снижают зависимость от человеческого фактора;
• помогают персоналу клиники согласовывать работу;
• обеспечивают необходимый уровень безопасности персональных данных.

У готового решения должна быть возможность настройки или доработки, чтобы его можно было оптимизировать под процессы клиники и ее потребности. В идеале настройки должны быть интуитивно понятны и не занимать много времени. В нашей МИС акцент сделан на гибкости и кастомизации. Это значит, что стоматология сможет настраивать доступы, формировать список полей для заполнения, убирать лишние кнопки и элементы.

Удобно, когда МИС облачная. В таком случае для ее работы не придется беспокоиться о системных требованиях к технике, выделять площади под серверные и закупать оборудование, заботиться о сохранности и резервном копировании данных — это задачи берет на себя поставщик решения. Еще один плюс облачных систем — информационная база доступна из любой точки мира и с любых устройств, в том числе мобильных телефонов. То есть администратор может записать пациента, находясь не у компьютера, а маркетолог — проанализировать данные, работая из дома. При этом в нашей системе предусмотрен и оффлайн режим — отключение интернета не остановит работу клиники.

Внедрение выбранной системы

Внедрение цифровых решений обычно происходит по следующей схеме:

• перенос базы, налаживание новых процессов;
• тестирование;
• доработка при необходимости.

Обучение персонала

У хорошей системы удобный и дружелюбный интерфейс. У нее должна быть подробная справка, но использование основных функций должно быть понятно без инструкций. При переходе на «цифру» персоналу потребуется некоторое время на адаптацию, но оно будет недолгим, если система качественная и разработана при участии врачей.

Резюме

Оцифровка клиники — это не сканирование медкарт и хранение копий в pdf, это перевод в электронный вид бизнес-процессов, создание базы данных пациентов. Возможность быстро обработать заявку, получить финансовый отчет или проанализировать маркетинговую информацию значительно удобнее, чем ручное заполнение документов и поиск сведений в многочисленных бумагах. МИС может стать для клиники конкурентным преимуществом, позволяя повышать уровень сервиса и лояльность пациентов, а также качественнее и быстрее оказывать медицинскую помощь.